Wer geschäftlich viel unterwegs ist oder als Geschäftsführer seinen Mitarbeitern eine Kreditkarte aushändigen möchte, fährt gut mit einer speziellen Business- beziehungsweise Firmenkreditkarte. Firmenkarten bieten zum Beispiel ein spezielles Management-Informationssystem und vereinfachen die Spesenabrechnungen. Ein Business-Travel-Service gehört ebenfalls zu den besonderen Leistungen der Kreditkarten.
Die Kreditkarten werden – auch wenn es sich um Business-Karten handelt – auf den Namen einer Person ausgegeben, nicht auf den Namen einer Firma. Für weitere Personen einer Firma besteht aber die Möglichkeit einer Beantragung von Zusatzkarten. Firmenkreditkarten, die ausschließlich mit dem Eintrag eines Unternehmens auskommen, sind uns derzeit nicht bekannt.
Firmenkreditkarten sind vollwertige Kreditkarten, die von VISA, MasterCard und American Express speziell für den geschäftlichen Einsatz angeboten werden. Unternehmen können die Firmenkarten auf den Namen eines Mitarbeiters ausstellen lassen, die Abrechnung aller Firmenkreditkarten erfolgt über ein Firmenkonto. Bei den Kreditkarten handelt es sich meist um Charge Cards, bei denen die getätigten Ausgaben einmal im Monat aufsummiert in Rechnung gestellt beziehungsweise von dem angegebenen Referenzkonto abgebucht werden.
Es lassen sich zwei Arten von geschäftlichen Kreditkarten unterscheiden: die Business Card und die Corporate Card.
Während angebotene Business Cards auf eine kleinere Stückzahl ausgerichtet sind, beispielsweise für Selbstständige, kleine bis mittlere Unternehmen sowie Einzelunternehmen, richten sich Corporate Cards an große Firmen, Non-Profit-Organisationen oder Behörden, die eine größere Stückzahl an Kreditkarten benötigen. Bei Corporate Cards sind viele Anbieter zu Verhandlungen der Konditionen bereit, da die Firmenkarten üblicherweise in einer großen Stückzahl beantragt werden. So können Unternehmen die Firmenkarten auf ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.
Firmenkreditkarten unterscheiden sich in verschiedenen Bereichen. Bei der Wahl der passenden Kreditkarte sollten Unternehmen folgende Elemente miteinbeziehen:
Geschäftskreditkarten sind meist mit einer jährlichen Grundgebühr behaftet. So ergeben sich für jede Karte gewisse Grundkosten. Unternehmen sollten dabei auch auf die Jahresgebühr für Zweitkarten achten.
Bei der Mehrheit der Kreditkarten fallen neben der grundsätzlichen Jahresgebühr zahlreiche weitere Gebühren an. Dazu gehören unter anderem mögliche Kosten für den Auslandseinsatz oder eine Fremdwährungsgebühr. Gerade für den geschäftlichen Einsatz ist eine Karte, die ein niedriges Auslandseinsatzentgelt und geringfügige oder keine Fremdwährungsgebühren mit sich bringt, sinnvoll, um hohe Reisekosten zu vermeiden. Wenn geplant ist, die Kreditkarte lediglich im Inland für Geschäftsessen oder andere Geschäftsausgaben zu nutzen, so sind die im Ausland möglichen Kosten weniger relevant.
Einige der für Unternehmen angebotenen Kreditkarten bieten die Option, das Zahlungsziel um bis zu 58 Tage zinsfrei zu verlängern. Geschäftskreditkarten können Unternehmen so für einen bestimmten Zeitraum zu einer gewissen finanziellen Liquidität verhelfen, wenn das nötig ist. Ansonsten punkten Geschäftskreditkarten natürlich mit möglichst niedrigen Sollzinsen.
Viele Kreditkarten-Angebote inkludieren ein Versicherungspaket. Für Firmenkreditkarten können verschiedene Versicherungen mehr oder weniger sinnvoll sein. Unternehmen, in denen Mitarbeiter regelmäßig Dienstreisen ins Ausland machen, profitieren von Auslandsversicherungen wie beispielsweise einer Auslandskrankenversicherung. Andere Versicherungen wie eine Einkaufsversicherung nehmen bei geschäftlichen Kreditkarten eine untergeordnete Rolle ein.
Bei Firmenkreditkarten inkludierte Bonusprogramme sind ein nettes Extra für Mitarbeiter. Sie können Bonuspunkte sammeln und sie gegen Rabatte oder Prämien eintauschen. Es ist hier allerdings wichtig, im Voraus zu regeln, wer die Bonusmeilen erhält und zu klären, ob es steuerrechtliche Folgen hat, an dem Programm teilzunehmen. Auf Geschäftsreisen kommt Mitarbeitern die in manchen Kreditkarten inkludierte freie Nutzung von VIP-Lounges auf Flughäfen zugute. Vordergründig sind die Extras vor allem von Vorteil für die Mitarbeiter, das Unternehmen selbst profitiert dafür von zufriedenen und motivierten Mitarbeitern.
Firmenkreditkarten sind in der Regel an ein Managementtool gebunden. Insbesondere für große Firmen ist es wichtig, bei der Spesenabrechnung den Überblick und vollkommene Transparenz zu bewahren. Mit den Kreditkarten lassen sich alle Spesen gebündelt über ein Konto abrechnen und über Online-Banking einsehen. Mithilfe eines Informationssystems können Unternehmen die Kreditkarten managen, die Ausgaben auswerten und Kostenanalysen erstellen. Das an die Kreditkarten gebundene Management-System stellt eine immense Erleichterung für die Buchhaltung dar. Die mit den Kreditkarten gezahlten Spesen werden einmal im Monat automatisch von dem angegebenen Referenzkonto abgebucht, was den Verwaltungsaufwand weiter senkt. Auch für Mitarbeiter sind die Firmenkreditkarten mit weniger Aufwand verbunden. So müssen sie keine Bargeldvorschüsse aus den privaten Finanzen tätigen und das Beantragen von Rückzahlungen fällt weg.
Ohne eine dementsprechende ausdrückliche Vereinbarung ist eine private Nutzung der Firmenkreditkarte grundsätzlich nicht erlaubt. Im schlimmsten Fall riskieren Mitarbeiter eine Kündigung, im besten Fall ist eine Rückvergütung der privat getätigten Ausgaben ohne weitere Folgen möglich.
Unternehmen haben die Option, die Nutzung von Firmenkreditkarten auf verschiedenen Wegen zu beschränken, um Missbrauch vorzubeugen. So können Unternehmen den Kreditkarten individuelle Kartenlimits zuweisen, die sich nicht überschreiten lassen. Bargeldabhebungen lassen sich auf eine bestimmte Summe pro Tag einschränken.
Teilweise haben Unternehmen die Option, die Kreditkarten mit einem Guthaben aufzuladen und so den maximalen Schaden in einem Missbrauchsfall zu beschränken. Weiterhin lassen sich mit Geschäftskreditkarten oft keine Überweisungen auf andere Konten tätigen.
Wie bei allen Kreditkarten ist der Kreditkarteninhaber auch bei Firmenkreditkarten in einem Missbrauchsfall durch ein Haftungslimit geschützt. Der Inhaber der Firmenkarte trägt den Schaden nur bis zu einer Höhe von maximal 150 Euro.
Darüber hinausgehende Verluste trägt die kartenausgebende Bank. Voraussetzung hierfür ist, dass es zu dem Missbrauch nicht durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Kreditkarteninhabers gekommen ist.
Geschäftskreditkarten bieten viele Vorteile, sowohl für große als auch für kleine Unternehmen. Mitarbeiter sind flexibel und können sämtliche Spesen, egal ob für ein Geschäftsessen, Einkäufe für die Firma oder eine geschäftliche Reise-unkompliziert mit der Firmenkreditkarte bezahlen. Für Unternehmen bedeuten die Kreditkarten und die Anwendung des inbegriffenen Management-Informationssystems einen geringeren Verwaltungsaufwand. Geschäftsausgaben lassen sich automatisch dokumentieren, sind nachvollziehbar einsehbar und die Abrechnung ist durch den automatisierten Einzug von der Bank mit einem deutlich geringeren Arbeitsaufwand verbunden.
Ein Vergleich der Firmenkreditkarten lohnt sich in jedem Fall: Während manche der Geschäftskarten vordergründig auf Zahlungen auf Geschäftsreisen im Ausland ausgerichtet sind und entsprechende Zusatzleistungen haben, eignen sich andere eher für den Einsatz im Inland.
Bildquelle: gettyimages