Mit einer digitalen Lösung wie AmexExpense können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, Ausgaben schnell und einfach erfassen und sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren.
American-Express-Studie zeigt: KMUs verlieren elf Stunden pro Monat für Ausgabenmanagement
Kleine und mittlere Unternehmen in Großbritannien verschwenden durchschnittlich elf Stunden pro Monat - das entspricht mehr als drei Arbeitswochen pro Jahr - mit der Einreichung oder Verwaltung von Ausgaben, wie eine neue Studie von American Express zeigt.
Doch es ist nicht nur die Zeit, die diese Unternehmen verschwenden. Die befragten Unternehmensleiter schätzten, dass ihre Mitarbeiter aufgrund manueller Fehler und Ineffizienzen insgesamt fast 300 britische Pfund pro Monat verlieren. Dies deutet darauf hin, dass die derzeitigen Ausgabenmanagementprozesse in vielen KMU nicht angemessen sind.
Fast die Hälfte der Unternehmen (46 Prozent) gab an, dass sie entweder ein manuelles Verfahren mit Scannen von Papierbelegen und manueller Dateneingabe oder überhaupt kein formales Verfahren für die Ausgabenverwaltung haben. Darüber hinaus gibt die Hälfte (50 Prozent) der Unternehmensleiter und Mitarbeiter zu, dass sie frustriert sind, wenn es darum geht, ihre Ausgaben abzurechnen. Diese Frustration ist so groß, dass viele Befragten aus beiden Gruppen es vorziehen würden, langweilige Aufgaben zu erledigen, wie z. B. die Aktualisierung ihrer Computersoftware (21 Prozent) oder die Teilnahme an einer wöchentlichen Montagsbesprechung um 8 Uhr morgens (20 Prozent).
Digitalisiertes Ausgabenmanagement als Lösung
Eine digitalisiertes Ausgabenmanagement kann einige dieser Probleme lösen. Denn der Einsatz eines solchen Tools gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Mitarbeiterausweise mit der Ausgabenmanagementlösung zu verbinden und die Zeit zu reduzieren, die die Mitarbeiter für die Einreichung ihrer Ausgaben benötigen (31 Prozent), weniger Papierkram zu erzeugen (30 Prozent) und den Verwaltungsaufwand zu verringern (30 Prozent).
Es scheint jedoch eine Diskrepanz zwischen den Managern und ihren Mitarbeitern zu geben: Ein Viertel (26 Prozent) der Unternehmen, die ihr Ausgabenmanagement noch nicht digitalisiert haben, glauben, dass ihre Mitarbeiter einen manuellen Prozess bevorzugen. Die Hälfte (50 Prozent) der Mitarbeiter gibt jedoch an, dass ihr aktueller Managementprozess, um ihre Ausgaben zu verwalten, ineffizient ist - verlorene Quittungen, ungenaue Daten und zu wenig Zeit, um Anträge einzureichen und zu bearbeiten, wurden als Hauptärgernisse genannt.
Mit AmexExpense bietet das US-amerikanische Finanzdienstleistungsunternehmen ein vollständig digitales Ausgabenmanagement-Tool, mit dem Manager und Mitarbeiter Ausgaben in Sekundenschnelle einscannen, hochladen und genehmigen können. Zudem lässt sich AmexExpense nahtlos in Buchhaltungsplattformen integrieren und verschafft den Unternehmensleitern mehr Zeit, um sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.
